#49 Zeitmanagement: Endgegner für Führungskräfte

Selbst. Vertrauen. Macht. Geschwindigkeit.

Dicht an dicht gedrängte Termine und kaum noch Zeit fürs Privatleben – so sieht der Alltag vieler Führungskräfte aus.

Doch wie aus diesem Kreislauf ausbrechen?

Ein Mittel dagegen ist effizientes Zeitmanagement.

Die Qualität von Führung verschlechtert sich nahezu zwangsläufig, wenn sich die Führungskraft nicht genügend Zeit nimmt, wirklich aktiv mit ihren Teammitgliedern zu arbeiten, also Erwartungshaltungen zu besprechen, Ziele festzulegen und für umfassendes Feedback in beide Richtungen zu sorgen.

Häufig ist es auch so, dass Unternehmen es Führungskräften teilweise sehr schwer machen, ihre Zeit für effektive Führung zu verwenden, weil sie sie mit administrativen Aufgaben überladen.

Die Fähigkeit zu gutem Zeitmanagement betrifft aber nicht nur unsere Wirkung im Job, sondern auch unsere Zufriedenheit im Leben allgemein.

Wie viel Zeit verbringen wir mit unserer Familie? Schaffen wir es, auch persönlichen Projekten oder Ideen nachzugehen? Wie bekommen wir es hin, neue Dinge zu lernen?

Beim Zeitmanagement geht es einerseits um Zeitmanagement-Methoden. Diese helfen zum Beispiel dabei, Prioritäten zu setzen und sich seine Zeit gut einzuteilen.

Andererseits sollte man seine persönliche Einstellung zur Zeit reflektieren. Dabei geht es um den generellen Umgang mit Zeit, darum, was wirklich wichtig ist und bei welchen Tätigkeiten es Sinn macht, Abstriche in Kauf zu nehmen.

Viele Leader sind schlicht unorganisiert. Sie arbeiten sich sukzessive in ein Überlastungsszenario und werden ineffizient.

Der griechische Philosoph Sokrates hat es schon vor über 2000 Jahren auf den Punkt gebracht:

„Es ist nicht wenig Zeit, die wir haben, sondern viel Zeit, die wir nicht nutzen.“

Ein paar Gedanken können das Problem recht schnell ins Bewusstsein rücken und ein Anstoß für Veränderungen sein:

- Was sind meine Kernaufgaben?

- Was tue ich, wofür meine MA bezahlt werden?

- In welchen Situationen fördere ich so etwas wie erlernte Hilflosigkeit, indem ich meinen Mitarbeitern Aufgaben abnehme, zu deren Erledigung sie mit dem entsprechenden Einsatz selbst in der Lage wären?

- Wie viel Zeit habe ich tatsächlich für die Arbeit AM Unternehmen und für die Führung meiner MA?

Wenn Du als Leader die Aufgaben anderer Teammitglieder erledigst, werden Deine eigenen Aufgaben unerledigt bleiben - und das wird Konsequenzen für jeden einzelnen Deiner Mitarbeiter und Dich selbst haben.

Deine Mitarbeiter werden ihre Ziele nicht erreichen und gleichzeitig wirst Du Dich völlig verzetteln und total überlastet sein.

Bei totaler Überlastung und Erschöpfung wirst Du kein offenes Ohr mehr für die Bedürfnisse Deiner Mitarbeiter und auch nicht für diejenigen der Kunden haben.

Du wirst auch keine neuen Ideen mehr entwickeln oder Probleme lösen können.

Schlussendlich sorgst Du mit einem schlechten persönlichen Zeitmanagement dafür, dass Dein Verantwortungsbereich in einen nicht aufzuhaltenden Abwärtsstrudel gerät, der nur umgekehrt werden kann, wenn Du Dir Deiner Verantwortung für Dich selbst und Deine Mitarbeiter 100% gerecht wirst, indem Du ein Organisationsmodell für die gemeinsame Aufgabe anbietest, dass Zuversicht, Erfolg und Lebensqualität ermöglicht.

Fünf Tipps für effizientes Zeitmanagement 1. Prioritäten setzen

Es ist wichtig, jede einzelne Tätigkeit zu priorisieren. Wer einfach drauf los arbeitet, gerät unter Zeitdruck.

Alles, was wirklich wichtig ist, hat grundsätzlich Priorität in der Abarbeitung.

Dinge die zwar dringend, aber nicht wichtig sind, kann man durchaus auch einmal delegieren.

Sind Aufgaben weder dringend noch wichtig, so ist zu prüfen, ob die Erledigung überhaupt erforderlich ist und wie zukünftig damit verfahren werden soll.

2. Gute Zeitplanung ist wichtig

Beim Zeitmanagement geht es vor allem um gute Planung. Wer die Aufgaben und Deadlines im Blick und idealerweise aufgeschrieben und priorisiert hat, gerät weniger unter Stress und behält seinen Arbeitsbereich unter Kontrolle.

Zitat Albert Einstein:

„Wenn ich eine Stunde Zeit hätte, um ein Problem zu lösen, würde ich 55 Minuten damit verbringen, über das Problem nachzudenken und fünf Minuten über die Lösung“

3. Einfach einmal „Nein“ sagen

Das Wort „Nein“ an der richtigen Stelle kann Dir dabei helfen, Deinen Zeitdruck enorm zu reduzieren.

Eine Formulierung, mit der Du Dich vielleicht etwas wohler fühlst, könnte sein:

„Zum jetzigen Zeitpunkt kann ich das nicht erledigen. Ich könnte mich ab .... darum kümmern und die Aufgabe bis ...... erledigen.“

Damit hast Du Klarheit geschaffen und den Zeitdruck eliminiert.

4. Rollen abgeben für besseres Zeitmanagement

Jeder Mensch sammelt verschiedene Rollen im Beruf und im privaten Alltag. Ob Zuhörer, Kaffeetassen-Wegräumer, Blumengießer, Vereinskassier oder Seelentröster – viele dieser und anderer Rollen bekommt man oftmals ungewollt zugeteilt. Wichtig ist es, unwichtige Rollen zu entdecken und eliminieren zu können. Dabei kann ein Leistungsprofil helfen.

Vielleicht schreibst Du alle Deine Rollen im Leben einmal auf und schaust, ob Du alle Aufgaben, die die Rollen mit sich bringen, zeitlich überhaupt erfüllen kannst.

Experimentiere einmal damit, wie es wäre, die Hälfte der Rollen nicht mehr auszuüben - auch jene, die manchmal positiv sind.

Es geht dabei um einen sinnvollen Versuch, sich von unnötigem Ballast zu befreien – privat und beruflich.

5. Selbsterfahrung: Was ist mir wichtig?

Neben dem gezielten Einsatz von Methoden ist auch die persönliche Perspektive wichtig.

Hierbei stellen sich vor allem folgende Fragen:

• Was ist mir wichtig?
• Wie will ich meine Zeit sinnvoll verbringen?
• Welche Ziele habe ich?
• Wie will/kann ich meine Ziele erreichen?
• Welche Aspekte sind kontraproduktiv?
• Welches sind meine Zeitfresser und Störungen? Wie kann ich sie ausschalten?

Viel Spaß beim Ausprobieren ;-)